Kamis, 06 Desember 2012

pengertian dokumen dan dokumentasi

Pengertian Dokumen Dan Dokumentasi

Dokumen dan Dokumentasi 

1. Pengertian Dokumen

Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang diperlukan oleh suatu instansi,organisasi, atau Negara. Tanpa dokumen kita akan kehilangan data-data yang diperlukan untuk kegiatan kantor/ organisasi masa yang akan datang.
(latin: Dokumentum) umumnya bukti yang tertulis, surat akte, piagam surat resmi dan sebagainya pengumpulan barang-barang, surat yang mengantarkan barang-barang yang dikirim.
Dokumen adalah : surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod.

Berikut adalah pengertian dokumen dari beberapa sumber, antara lain :

1. Kamus Umum Bahasa Indonesia menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang    dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
2. Kamus Kepegawaian mengartikan dokumen sebagai berikut :
• Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak
• Segala benda yang mempuyai keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan,disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
3. Kamus Bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai berikut :
• Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.
• Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
• Ensiklopedia menyebut dokumen sebagai surat, akta, piagam, surt resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.
Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan. Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri. surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang tercetak yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian pembuktian-pembuktian dengan dokumen.naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan.


2. Pengertian Dokumentasi


Sedangkan arti dari dokumentasi dari beberapa organisasi antara lain :
1) Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus.
2) Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk microfilm.
3) Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957).
4) Menurut FID (Federation Internasional Documentation) dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.
5) Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.
Dokumentasi adalah Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan. Arsip kliping surat, photo-photo dan bahan referensinya yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam pers. penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program komputer. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi.
Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan. umumnya berari pencarian , penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pengawetan, pemakaian, dan penyediaan. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan referens yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Pers. Pendokumentasian, mendokumenkan, mendokumentasi, system dari dokumen.


Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi  



DOKUMEN 
1. Di fokuskan pada benda/informasinya
2. Tidak merupakan unit kerja 
3. Bersifat pasif 
4. Digunakan sebagai alat bukti 
5. Menunjang penelitian     



 DOKUMENTASI
1. Di fokuskan pada kegiatannya
2. Merupakan unit kerja
3. Bersifat aktif  
4. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
5. Menyiapkan keterangan untuk penelitian


JENIS-JENIS DOKUMEN
1. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya
a. Dokumen pribadi
Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.
b. Dokumen niaga
Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi.
c. Dokumen pemerintah
Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.
2. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
a. Dokumen literer (di bidang perpustakaan)
Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film.
b. Dokumen korporil (di bidang permuseuman)
Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno, arca.
c. Dokumen privat (di bidang kearsipan)
Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan
3. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya
a. Dokumen dinamis
Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga maacam dokumen dinamis :
• Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
• Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun
• Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b. statis
Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
4. Dokumen Menurut Sifatnya
a. Dokumen Tekstual
Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.
Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll.
b. Dokumen Nontekstual
Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.

5. Dokumen Menurut Jenisnya
a. Dokumen Fisik
Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.
b. Dokumen Intelektual
Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

6. Dokumen Menurut Dokumentasi
a. Dokumen Primer
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.
b. Dokumen Sekunder
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
c. Dokumen Tersier
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.

Ruang Lingkup Dokumen meliputi :
1) Dokumen literal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain
a. Buku-buku e. majalah
b. Laporan f. koran
c. Disertasi g. brosur
d. Tesis h. leaflet

2) Dokumen kolporal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat

3) Dokumen privat
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.

Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :
a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan
b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.
c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.
d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara
g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

Adapun peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :
a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah
d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen
e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan

Kegiatan Dokumentasi
1) Mencari dan mengumpulkan dokumen
2) Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen
3) Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi
4) Memproduksi dokumen
5) Menyortir
6) Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen
7) Menyimpan dan memelihara dokumen

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar